Consultas resumen: Criterios o condiciones

Siguiendo al anterior post sobre consultas de resumen, en esta entrada vamos a incluir condiciones en los campos. Pero debemos hacerlo con cuidado, ya que los resultados podrían no ser los esperados. Podemos hacer que los criterios se apliquen antes de realizar el resumen o después de realizar dicho resumen. Vamos a ello.

Criterios después del resumen

Realizar este tipo de consulta es muy sencillo, sólo tenemos que colocar el criterio del campo que interesa limitar en la fila de criterios y ejecutar la consulta. Los resultados que muestran son los registros del resumen efectuado que lo cumplen.

Por ejemplo, de la tabla de Pedidos de la base de datos Neptuno, que viene con Access, vamos a extraer los cargos cuya suma cumpla una determinada condición, supongamos que 25 euros.  Creamos la consulta en la que subimos sólo la tabla Pedidos:

De la tabla bajamos los campos cargo y fecha de pedido:

 ahora ejecutamos la consulta para ver el resultado que muestra:

esto nos dice que el resultado ha dado un total de 480 registros correspondientes a las 480 fechas en las que existen pedidos registrados. A continuación, vamos a establecer la condición sobre el campo Cargo, en la fila de criterios del campo Cargo ponemos la condición, tal como se muestra:

Ejecutamos la consulta:

Como vemos, ahora el número de registros es de 366, es decir, de los 480 registros, sólo 366 cumplen que la suma de cargo es superior a 25 euros. Observando la tabla vemos que en ese campo todas sus cantidades son superiores a 25. En esta consulta, el criterio se ha aplicado después de hacer la consulta resumen.

Criterios antes del resumen

Ahora vamos a aplicar el mismo criterio o condición de forma diferente.  En este caso, el criterio se aplica antes de que se ejecute la consulta.

En este caso, Access selecciona primero aquellos registros cuyo cargo sea superior a 25 euros y sobre ese resultado aplica la suma de cargos agrupados por fechas de pedidos, como vemos el número de registros es distinto:

El número de registros que obtenemos ahora es 359, menor al anterior resultado. Si nos damos cuenta, en el primer caso se hacía la consulta sin importar que valor tuviera el campo Cargo, en cambio ahora si que tiene en cuenta su valor, solo se aplica la consulta solo en aquellos registros cuyo valor de cargo superen 25.

En una consulta resumen tenemos que tener un poco de cuidado a la hora de aplicar los criterios para poder obtener los resultados que nos interesan.